Créer une facture conforme en Suisse n'est pas compliqué, mais il y a des règles à respecter. Une facture incomplète peut être refusée par votre client, compliquer votre comptabilité, ou causer des problèmes en cas de contrôle fiscal.
Voici les éléments indispensables, expliqués sans jargon.
Les mentions légales obligatoires
Le Code des obligations suisse (CO) n'impose pas de format précis à la facture, mais certaines informations sont indispensables pour qu'elle soit juridiquement valable :
- Vos coordonnées : nom ou raison sociale, adresse complète
- Coordonnées du client : nom/raison sociale et adresse postale
- Date d'émission de la facture
- Numéro de facture : doit être unique et séquentiel (ex. F-2026-0001)
- Description des prestations : date(s), nature du travail, quantité
- Montants : prix unitaire, quantité, total HT
- TVA (si applicable) : votre numéro TVA (CHE-xxx.xxx.xxx TVA), taux appliqué, montant TVA, total TTC
- Coordonnées de paiement : IBAN ou QR-IBAN, et depuis 2022 le code QR (QR-facture)
- Délai de paiement : 30 jours nets est le standard en Suisse
La numérotation des factures : pourquoi c'est important
Chaque facture doit avoir un numéro unique et séquentiel. Ce n'est pas une obligation stricte du CO, mais c'est une exigence de fait de l'AFC (Administration fédérale des contributions) pour les assujettis TVA — et une bonne pratique pour tous.
Format recommandé : F-[année]-[numéro] (ex. F-2026-0001, F-2026-0002…). C'est le format utilisé par Pli, avec numérotation automatique.
Évitez les interruptions dans votre numérotation : une facture annulée doit être remplacée par une note de crédit, pas simplement supprimée. Cela permet de reconstituer facilement votre chiffre d'affaires en cas de contrôle.
TVA : quand et comment l'appliquer
Vous devez faire apparaître la TVA sur vos factures uniquement si vous êtes assujetti à la TVA suisse, c'est-à-dire si votre chiffre d'affaires annuel dépasse 100 000 CHF (art. 10 LTVA). En dessous de ce seuil, vous facturez sans TVA.
Si vous êtes assujetti :
- Indiquez votre numéro TVA au format CHE-xxx.xxx.xxx TVA
- Appliquez le bon taux : 8,1% (taux normal), 3,8% (hébergement), 2,6% (alimentation, livres, médicaments)
- Faites apparaître clairement le montant HT, le taux, la TVA en CHF et le total TTC
- Conservez toutes les factures pendant 10 ans (art. 958f CO)
Délais de paiement et relances
En Suisse, le délai de paiement standard est de 30 jours nets à compter de la date de facturation (art. 102 CO). Vous pouvez fixer un délai différent selon votre accord client.
En cas de retard :
- Première relance (J+10 après l'échéance) : courtoise, simple rappel du montant et de la date d'échéance
- Deuxième relance (J+25) : plus ferme, mentionnez la possibilité d'intérêts moratoires
- Mise en demeure (J+40) : formelle, avec un délai de 10 jours avant procédure de recouvrement (LP)
En Suisse, le taux d'intérêt moratoire légal est de 5% par an (art. 104 CO) si aucun autre taux n'est précisé sur votre facture.
Pli gère vos relances automatiquement avec des modèles conformes au droit suisse.
Le bon format de facture
La loi suisse n'impose pas de format spécifique (papier, PDF, email, e-facture). Mais quelques bonnes pratiques s'imposent :
- PDF est le format de référence pour les échanges par email
- Votre logo et un design professionnel renforcent votre crédibilité
- La mise en page doit permettre de trouver rapidement les informations clés
- Depuis 2022, la QR-facture (code QR intégré) est le standard pour les paiements bancaires
Une facture conforme en Suisse est bien plus qu'un simple document avec un montant — c'est un document juridique qui vous protège. Avec Pli, vous êtes assuré de ne rien oublier : l'app vérifie tous les champs obligatoires, génère le code QR et numérote vos factures automatiquement.