Eine konforme Rechnung in der Schweiz zu erstellen, ist nicht schwierig — aber es gibt Regeln einzuhalten. Eine unvollständige Rechnung kann von Ihrem Kunden abgelehnt werden, Ihre Buchhaltung erschweren oder bei einer Steuerprüfung Probleme verursachen.
Hier sind die wesentlichen Elemente, ohne Fachjargon erklärt.
Gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben
Das Schweizer Obligationenrecht (OR) schreibt kein spezifisches Rechnungsformat vor, aber gewisse Angaben sind für eine rechtsgültige Rechnung unerlässlich:
- Ihre Angaben: Name oder Firmenname, vollständige Adresse
- Kundenangaben: Name/Firma und Postadresse
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Rechnungsnummer: muss eindeutig und fortlaufend sein (z. B. R-2026-0001)
- Leistungsbeschreibung: Datum/en, Art der Arbeit, Menge
- Beträge: Stückpreis, Menge, Nettobetrag
- MWST (falls anwendbar): Ihre MWST-Nummer (CHE-xxx.xxx.xxx MWST), angewendeter Satz, MWST-Betrag in CHF, Bruttobetrag
- Zahlungsangaben: IBAN oder QR-IBAN und seit 2022 der QR-Code (QR-Rechnung)
- Zahlungsfrist: 30 Tage netto ist der Standard in der Schweiz
Rechnungsnummerierung: Warum sie wichtig ist
Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer haben. Dies ist keine strenge OR-Anforderung, aber eine De-facto-Anforderung der ESTV (Eidgenössischen Steuerverwaltung) für MWST-Pflichtige — und eine gute Praxis für alle.
Empfohlenes Format: R-[Jahr]-[Nummer] (z. B. R-2026-0001, R-2026-0002…). Das ist das Format von Pli, mit automatischer Nummerierung.
Vermeiden Sie Lücken in Ihrer Nummerierung: Eine stornierte Rechnung sollte durch eine Gutschrift ersetzt werden, nicht einfach gelöscht. So lässt sich Ihr Umsatz bei einer Prüfung leicht rekonstruieren.
MWST: Wann und wie anwenden?
Sie müssen die MWST auf Ihren Rechnungen nur ausweisen, wenn Sie MWST-pflichtig sind, d. h. wenn Ihr Jahresumsatz 100 000 CHF übersteigt (Art. 10 MWSTG). Darunter stellen Sie ohne MWST Rechnung.
Wenn Sie MWST-pflichtig sind:
- Geben Sie Ihre MWST-Nummer im Format CHE-xxx.xxx.xxx MWST an
- Wenden Sie den richtigen Satz an: 8,1% (Normalsatz), 3,8% (Beherbergung), 2,6% (Lebensmittel, Bücher, Medikamente)
- Weisen Sie Nettobetrag, Satz, MWST in CHF und Bruttobetrag klar aus
- Bewahren Sie alle Rechnungen 10 Jahre auf (Art. 958f OR)
Zahlungsfristen und Mahnwesen
In der Schweiz beträgt die Standardzahlungsfrist 30 Tage netto ab Rechnungsdatum (Art. 102 OR). Sie können eine andere Frist vereinbaren.
Bei Zahlungsverzug:
- Erste Mahnung (Tag +10 nach Fälligkeit): freundlich, einfache Erinnerung an Betrag und Fälligkeitsdatum
- Zweite Mahnung (Tag +25): bestimmter, Hinweis auf mögliche Verzugszinsen
- Betreibungsbegehren (Tag +40): formell, 10 Tage Nachfrist, sonst Einleitung der Betreibung nach SchKG
In der Schweiz beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz 5% pro Jahr (Art. 104 OR), sofern kein anderer Zinssatz auf der Rechnung angegeben ist.
Pli verwaltet Ihre Mahnungen automatisch mit Vorlagen, die dem Schweizer Recht entsprechen.
Das richtige Rechnungsformat
Das Schweizer Recht schreibt kein spezifisches Format vor (Papier, PDF, E-Mail, E-Rechnung). Aber einige bewährte Praktiken gelten:
- PDF ist das Standardformat für den E-Mail-Versand
- Ihr Logo und ein professionelles Design stärken Ihre Glaubwürdigkeit
- Das Layout sollte es ermöglichen, wichtige Informationen schnell zu finden
- Seit 2022 ist die QR-Rechnung (integrierter QR-Code) der Standard für Bankzahlungen
Eine konforme Rechnung in der Schweiz ist weit mehr als ein Blatt Papier mit einem Betrag — sie ist ein Rechtsdokument, das Sie schützt. Mit Pli können Sie sicher sein, nichts zu vergessen: Die App prüft alle Pflichtfelder, generiert den QR-Code und nummeriert Ihre Rechnungen automatisch.