Sie starten als Selbstständiger in der Schweiz und hören von der «Einzelfirma». Müssen Sie sich im Handelsregister eintragen? Ist das obligatorisch?
Die Antwort hängt von Ihrem Umsatz ab. Hier sind die klaren Regeln.
Was ist eine Einzelfirma?
Die Einzelfirma (auf Französisch: raison individuelle, auf Italienisch: ditta individuale) ist die einfachste Rechtsform für die Ausübung einer Handelstätigkeit in der Schweiz auf eigenen Namen. Sie hat keine eigene Rechtspersönlichkeit — Sie und Ihr Unternehmen bilden aus rechtlicher Sicht eine einzige Einheit. Sie haften für alle Verpflichtungen mit Ihrem gesamten Privatvermögen.
Im Gegensatz zu einer GmbH oder AG erfordert die Einzelfirma kein Mindestkapital und wird ohne Notar gegründet. Sie ist die Startform der allermeisten Schweizer Selbstständigen: Handwerker, Berater, Grafikdesigner, Therapeuten usw.
Ihre Firmenbezeichnung muss obligatorisch Ihren Nachnamen und/oder Vornamen enthalten (z. B. «Max Müller Beratung»). Ohne Handelsregistereintrag können Sie keinen reinen Markennamen verwenden.
Handelsregistereintrag: Pflicht oder freiwillig?
Der Handelsregistereintrag (HR) für eine Einzelfirma ist obligatorisch ab einem Jahresumsatz von 100 000 CHF (Art. 36 HRegV).
Darunter ist die Eintragung freiwillig. Sie können als Selbstständiger ohne HR-Eintrag tätig sein.
Der freiwillige Eintrag hat jedoch Vorteile:
- Schutz Ihres Firmennamens im Kanton
- Höhere Glaubwürdigkeit bei B2B-Kunden und Banken
- Leichtere Eröffnung eines Geschäftskontos
- Sichtbarkeit auf Zefix (das online einsehbare eidgenössische Handelsregister)
Eintragungskosten: je nach Kanton, in der Regel zwischen 100 und 300 CHF.
Buchführungspflichten der Einzelfirma
Die Pflichten richten sich nach Ihrer Grösse:
Nicht im HR eingetragene Einzelfirma: keine formale Buchführungspflicht nach OR. Bewahren Sie aber Ihre Rechnungen und Belege auf — die ESTV kann diese verlangen.
Im HR eingetragene Einzelfirma mit Umsatz < 500 000 CHF: Sie müssen mindestens eine «vereinfachte Buchhaltung» führen — ein Einnahmen- und Ausgabenverzeichnis (Art. 957 OR). Keine formelle Bilanz erforderlich.
Einzelfirma mit Umsatz > 500 000 CHF: vollständige Buchführungspflicht (Bilanz + Erfolgsrechnung), nach denselben Regeln wie Gesellschaften.
In allen Fällen müssen Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Pli hilft Ihnen, Ihr Rechnungsregister zu führen und Daten für Ihren Treuhänder zu exportieren.
Einzelfirma vs. GmbH: Wann wechseln?
Die Einzelfirma ist ideal für den Start. Aber bestimmte Signale zeigen, dass es Zeit für eine GmbH ist:
Hohes finanzielles Risiko: erhebliche Haftungsrisiken (Baustellen, teure Ausrüstungen, Verträge mit grossen Unternehmen) → die GmbH begrenzt die Haftung auf das Stammkapital (mindestens 20 000 CHF).
Aufnahme von Partnern: Eine Einzelfirma akzeptiert nur einen Eigentümer. Für Partnerschaften braucht es eine GmbH oder AG.
Image und Wachstum: Manche B2B-Kunden (Konzerne, Institutionen) ziehen Verträge mit einer Gesellschaft vor.
Steueroptimierung: Ab einem bestimmten Einkommen kann die GmbH steuerlich vorteilhafter sein. Fragen Sie Ihren Treuhänder.
Die Umwandlung Einzelfirma → GmbH ist jederzeit über einen Notar möglich, ohne Unterbrechung der Tätigkeit.
Einzelfirma und AHV
Das Bestehen einer Einzelfirma (eingetragen oder nicht) ändert nichts an Ihrer AHV-Beitragspflicht. Sobald Sie eine selbstständige Tätigkeit ausüben, müssen Sie sich bei einer Ausgleichskasse anmelden — unabhängig von Ihrem Umsatz.
Die Einzelfirma ist der natürliche Ausgangspunkt jedes Schweizer Selbstständigen. Einfach, schnell zu gründen, kein Mindestkapital — Sie können sofort loslegen. Verwalten Sie Ihre Rechnungsstellung und Buchhaltung mit Pli von Anfang an, um Ihre Einnahmen und Pflichten klar im Blick zu haben.